ImportWizard: Importeer producten vanuit uw eigen database

Als er in uw database categorieën zitten voor de producten die erin zitten of als er velden in zitten die als categorie gebruikt kunnen worden, dan kunnen uw producten volledig automatisch geïmporteerd worden.

In deze modus zal de Import Wizard de producten importeren en automatisch de categorieën aanmaken op basis van de categorieën in uw database.

Als u later dezelfde producten opnieuw importeert dan worden de producten bijgewerkt, ongeacht hun locatie.

Er wordt een pagina aangemaakt voor elke categorie.

Let op: Elke categorie moet een unieke naam hebben om dit te laten werken. Anders zullen de categorieën elkaar overschrijven. De wizard kan ook sub-pagina's aanmaken. Hiervoor scheidt u de subcategorie van de hoofdcategorie met een /. Hiervoor is  ImportWizard Pro nodig.

Het bestelnummer van een product moet uniek zijn, want dit is de basis waarop ShopFactory producten opslaat in de database van de shop.

U moet de kolom koppelen in de database waaruit u importeert. Als een item dat u importeert een leeg veld heeft voor Bestelnummer, zal de Import wizard zelf een waarde toekennen als bestelnummer, dit nummer ziet er uit als 'genid_xx' waarbij xx een variabel (en uniek) getal is.

Let op:
Stel dat je computers verkoopt en je hebt hardware voor PC's en voor Apple. In je bestaande database heb je een categoriekolom die een product definiëren als PC of Apple, en een kolom met subcategorieën die aangeven of het product software of hardware is.

Als u nu tijdens de import de kolom voor de subcategorie aangeeft als de kolom voor de categorie (het is tenslotte de kolom die het beste beschrijft wat voor product het is), dan zullen de producten voor PC's en Apple in dezelfde categorie terechtkomen omdat de Import Wizard ze niet uit elkaar kan houden omdat ze allebei Hardware of Software als categorie hebben. U dient dan in uw importbestand een kolom aan te maken met een categorie vermelding als PC/hardware en Apple/hardware om ze apart te kunnen importeren — of u doet een semi-automatische import waarbij u de producten na de import handmatig in de juiste categorie plaatst.

Met deze methode heeft u volledige controle over welke producten u in welke afdeling plaatst in uw shop.

• Start met het openen van ShopFactory.
• Maak de afdelingen structuur aan voor uw nieuwe shop (het is handig om dit eerst even op papier uit te werken). Dit betekent dat u alle pagina's aanmaakt in uw shop waarin u uw producten wilt plaatsen.
• Waar nodig maakt u ook sub-afdelingen aan. Dit maakt het voor uw klant gemakkelijker om naar het product te navigeren dat ze zoeken.
• Sla uw shop op
• Sluit ShopFactory.

Als u nu de Import Wizard opstart kunt u de producten rechtstreeks importeren in de juiste afdeling. In de Wizard selecteert u de afdeling waar u in wilt importeren en daarna selecteert u de producten die u wilt importeren naar die afdeling door op de + knop te klikken.

Als u een externe lijst (bijvoorbeeld Excel) met daarin uw voorraden dan kunt u deze eenvoudig importeren in ShopFactory om uw voorraden bij te werken. Het enige wat u nodig heeft om de voorraad bij te werken is het bestelnummer en de voorraad van het product.

Afdelingen en subafdelingen kunt u specificeren in uw database.

Om een product te importeren te importeren in de subafdeling Hardware van de afdeling Computers dan moet in uw database het veld voor afdelingen er als volgt uit zien: Computers/Hardware.

Als u uw producten heeft geïmporteerd vanuit een bestaande database dan zal het van tijd tot tijd nodig zijn om bepaalde informatie zoals bijvoorbeeld de prijs bij te werken.

Dit werkt uiteraard het beste met de volledige automatische import maar het werkt ook met de semi-automatische import.

Open gewoon de Import Wizard, selecteer het bestand dat u wilt importeren, en ga naar pagina waar u de velden aan elkaar koppelt.

Zorg ervoor dat u in elk geval de productnaam en het bestelnummer koppelt en verder koppelt u alleen de velden die u wilt bijwerken zoals bijvoorbeeld de prijs. Als u een bepaald veld niet wilt importeren omdat deze al in ShopFactory is aangepast of omdat deze niet bijgewerkt hoeft te worden dan moet u ervoor zorgen dat deze velden niet meer gekoppeld zijn (anders wordt de informatie overschreven met de informatie uit uw database. Ontkoppelen doet u door een leeg veld te kiezen in de lijst met beschikbare velden

Daarna gaat u verder met de import, net als bij een nieuwe import.

De ImportWizard kan vrijwel alle product informatie importeren.

Hieronder een overzicht van alle velden.

Via deze link kunt u voorbeeldbestanden downloaden: Download voorbeeldbestanden.

Een voorbeeld bestand waarin u kunt zien hoe u een database kunt aanmaken met Opties en Keuzes is "exop.xls". Dit bestand heeft 2 opties en 3 keuzes voor elk product.

Bepaal voor uw shop het maximale aantal opties en het maximale aantal keuzes dat er bij een product kan worden ingevoerd.

Als voorbeeld beschrijven we hieronder: 1 Optie & 2 Keuzes. In uw database heeft u dan de volgende kolommen nodig: